Office Administrator/Administrateur de bureau (FCB Montreal)

Qui nous sommes.
Nous sommes un groupe de conteurs, de stratèges, de gestionnaires d’entreprise, de technologues et de chefs de projet diversifiés qui ont trouvé le parfait équilibre entre jeunesse, esprit d’entreprise et esprit créatif. Nous pensons et agissons comme une petite entreprise. Lorsqu’un défi se présente, des personnes de tous horizons mettent en commun leurs compétences pour trouver des solutions créatives stimulantes. Chez FCB, nous croyons qu’il faut changer les attitudes, mais l’objectif doit être de changer les comportements. Nous pensons qu’une simple question peut faire toute la différence. Que voulez-vous changer aujourd’hui?

À propos de ce poste.
La personne qui occupera ce poste unique devra posséder tout un « couteau suisse » de compétences pour épauler notre petite équipe qui travaille avec ardeur. Cette personne jouera un rôle essentiel dans le soutien de nos principaux cadres supérieurs, tout en créant un environnement convivial axé sur le client et en fournissant un soutien opérationnel au bureau.

Assistance à la direction : L’administrateur de bureau est responsable de la gestion de l’agenda, de la gestion des dépenses, de l’entrée de temps et de l’organisation des déplacements pour les deux hauts dirigeants : le VP, responsable de la création, et le VP, directeur général.

Cette personne participera également à des initiatives qui sont d’une importance cruciale pour le succès de l’entreprise et de la culture; elle préparera des documents pour les réunions habituelles, comme les réunions régulières de tout le personnel; elle participera à la mise en œuvre du sondage sur la motivation des employés, du système de rétroaction des employés et de la formation sur le Code de conduite; et elle coordonnera les dîners-conférences et les événements et réunions du comité social.

Gestion du bureau : Le service est au cœur de nos activités, et nous travaillons quotidiennement à créer et à renforcer les relations avec nos agences partenaires et nos clients. Une réactivité prompte et minutieuse et un véritable intérêt pour les autres, voilà ce qui rend notre modèle de service fort et mémorable.

L’administrateur de bureau contribue à ce modèle en accueillant les invités, les clients et les partenaires qui visitent notre bureau. Cette personne prépare et organise les événements de l’entreprise et les réunions avec les clients, ce qui l’amène à travailler avec des fournisseurs, des traiteurs et des invités spéciaux. Elle maintient nos salles de réunion propres et organisées. Elle veille à ce que les fournitures de bureau et les réfrigérateurs soient approvisionnés. Elle est aussi responsable des envois par messagerie, comme les cadeaux aux employés et aux clients, ainsi que de la réception des envois.

Comptabilité : L’administrateur de bureau est responsable de l’entrée du temps des pigistes, du traitement des factures et du codage des achats par carte pour les événements, ainsi que de l’aide à la création de bons de commande, de demandes de travail et d’autres tâches financières, selon les besoins.

Communication : En agissant comme point de contact unique avec les partenaires interfonctionnels, la personne qui occupe le poste d’administrateur de bureau veille à ce que les projets demeurent organisés et sur la bonne voie, et que la correspondance passe par les bons canaux.